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Cómo optimizar recursos con un cronograma de proyectos efectivo

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Todos nos hemos enfrentado a proyectos grandes o pequeños que requieren de numerosos pasos para su realización, y que por ende tienen muchas oportunidades de salir mal, especialmente cuando estamos realizando las tareas en equipo, pues no se tiene control de lo que los otros realizan. En vista de este escenario y lo difícil que puede ser la situación dada se han implementado diferentes mecanismos de acción para agilizar los procesos y maximizar la efectividad, no solo evitando los contratiempos, sino asegurándose de tener planes de reserva en caso de estos.

Tal es el uso de los cronogramas de proyectos, herramientas que se utilizan para planificar, programar y monitorear el progreso de un proyecto en un período determinado. Consiste en una representación visual del proyecto, que incluye una lista de las tareas que deben completarse, la duración de cada tarea y la secuencia en la que deben realizarse. 

Uno de los principales ámbitos en los que se emplea este recurso es en el departamento de marketing. Con la gran variedad de etapas, procesos y evaluación que requieren las campañas de marketing se necesitan cronogramas de proyectos en marketing especialmente diseñados para poder accionar en el medio de su realización ante resultados inesperados.

Un cronograma de un proyecto en marketing es una herramienta esencial que ayuda a los equipos de marketing a planificar y gestionar el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo una campaña publicitaria ya sea física, televisiva u online, con las respectivas particularidades de cada medio. A continuación, te explicaremos cómo crear un cronograma de proyecto efectivo paso a paso:

Identifica las tareas del proyecto

Este es una etapa crucial, que requiere una especial atención, ya que es común subestimar la cantidad de tareas que requiere un proyecto, no haciendo una división adecuada de las mismas. Por ejemplo, puedes asignar “diseñar las publicaciones en instagram” como una tarea, pero en realidad la tarea en sí misma requiere subdivisiones importantes sobre los pasos a realizar para crear el diseño, como definir el contenido, estructura, y demás.

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Antes de empezar a crear el cronograma, recuerda tener identificadas todas las tareas que se deben realizar en el proyecto. Esto incluye desde la investigación de mercado, la planificación de la estrategia de marketing, la creación de contenidos y materiales publicitarios, hasta la ejecución y análisis de los resultados, todas organizadas y pensadas de forma coherente.

Estima la duración de cada tarea

Una vez que hayas identificado todas las tareas del proyecto, es hora de estimar cuánto tiempo llevará completar cada una de ellas. La estimación debe ser realista, basándose en la experiencia previa o en datos históricos, para evitar retrasos o sobrecarga de trabajo. También debes tener en cuenta la opinión y consideración de cada miembro de tu equipo en la misma, ya que al posteriormente realizarse la división de tareas, cada persona tiene su propia estimación del tiempo que le puede requerir.

Siempre es preferible que estos tiempos se estipulan dejando lapsos de relativa flexibilidad, teniendo en cuenta imprevistos especialmente en tareas que dependen de terceros ajenos a tu equipo.

Crear una secuencia lógica de actividades

Una vez que se han definido las actividades y se han estimado los tiempos necesarios para completarlas, se debe crear una secuencia lógica de actividades. Esto significa que las actividades deben ser organizadas en un orden que tenga sentido y que tenga en cuenta cualquier dependencia entre las mismas.

Asigna recursos

Identifica los recursos necesarios para cada actividad, tanto material como humano, en este punto es cuando debe realizarse el presupuesto del proyecto, o determinar si el mismo está dentro del presupuesto otorgado, de ser este el caso. La asignación de recursos puede llevar diversas consideraciones, especialmente si se trabaja con equipos externos, proveedores, u otras áreas y departamentos, es probable que tengas que considerar diferentes alternativas e incluso re-planificaciones antes de poder proceder a la asignación de recursos.

Crea un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta visual que te permite planificar y programar las tareas del proyecto en un calendario, de forma que puedas ver la duración y la interdependencia de cada tarea. Actualmente existen variedad de softwares de empresas y RRHH que ofrecen este servicio y optimizan la planificación, ya que no solo se encargan del diagrama, sino de mejorar la planificación y llevar un registro actualizado e interconectado con todos los miembros del equipo y tareas.

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Si no se puede acceder a uno de estos software siempre puedes optar por una clásica hoja de excel, que cumple con la función básica del diagrama, pero de tener la oportunidad, hacer uso de dichos software es un plus en eficiencia y optimización.

Monitorear y actualizar el cronograma

Una vez que se ha creado el cronograma, es importante monitorear y actualizar regularmente el progreso del proyecto. Si se producen retrasos o cambios en el proyecto, el cronograma debe ser actualizado para reflejar estos cambios y asegurarse de que se cumplen los plazos del proyecto. Esto te permitirá detectar cualquier problema o retraso, y tomar las medidas necesarias para evitar que afecten el resultado final del proyecto.

Es necesario hacer uso de todas las herramientas a nuestra disposición para optimizar los procesos, es por ello que no podemos dejar de mencionar los softwares de RRHH, ya que estos pueden ser una herramienta valiosa para ayudar a crear y administrar un cronograma de proyectos efectivo, mediante la gestión de recursos humanos y tareas, seguimiento del tiempo, comunicación y colaboración, y generación de informes.

De cualquier forma, una organización consciente y un proceso planificado siempre traerá buenos resultados, incluso si no se tiene el esperado, pues se podrá gestionar a tiempo los percances del camino.

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